ماستركلاس وأفضل الممارسات في إدارة السجلات والوثائق

مقدمة عن الدورة

يقع إدارة السجلات والوثائق في صميم العمل في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا، ومع ذلك نادرًا ما يُقدَّم بأسلوب ينتقل مباشرة إلى الممارسة اليومية. تسدّ هذه الدورة بنمط الماستركلاس تلك الفجوة بجلسات يقودها ممارسون وسيناريوهات واقعية وأدوات يأخذها المشارك معه.

الأهداف التدريبية

• 01وصف كيفية تعريف إدارة السجلات والوثائق وضبطه وقياسه في الممارسات الدولية
• 02معالجة مواقف نموذجية في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا باستخدام تقنيات إدارة السجلات والوثائق المنظّمة
• 03التعرّف على المخاطر والأخطاء وحالات عدم المطابقة الشائعة المرتبطة بـإدارة السجلات والوثائق وطرق الوقاية منها
• 04اختيار المؤشرات والسجلات المناسبة لمتابعة إدارة السجلات والوثائق عبر الزمن
• 05ترجمة مخرجات الدورة إلى خطة واقعية يُتفق عليها مع المدير المباشر

ما ستخرج به من الدورة

• خطة تنفيذ لمدة 30-60-90 يومًا لبيئة عملك
• نماذج للتخطيط والمتابعة وإعداد التقارير
• خريطة لأصحاب المصلحة والتواصل

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية والمساعدون الإداريون
• مديرو المكاتب
• منسقو الشؤون الإدارية
• موظفو الاستقبال

المتطلبات المسبقة: الأنسب للممارسين ذوي الخبرة وقادة الفرق.

منهجية التدريب

يُدار البرنامج كماستركلاس بقيادة ممارسين كبار، ويتمحور حول النقاش الموجَّه من الخبراء وتبادل الخبرات والتحليل العميق للمواقف المعقدة. تُستمد مواد الحالات والأمثلة من عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

البرنامج اليومي (5 أيام)

• اليوم 1
  موقع إدارة السجلات والوثائق من منظومة العمل

  كيف يرتبط إدارة السجلات والوثائق بالعمليات الأوسع في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا، مع المفردات الأساسية.

• اليوم 2
  العمل مع المعايير

  تفسير وتطبيق المدونات والإرشادات الجيدة التي تحكم إدارة السجلات والوثائق.

• اليوم 3
  معمل الأدوات والتقنيات

  ممارسة موجّهة على الأدوات وقوائم التحقق والنماذج المستخدمة في إدارة السجلات والوثائق.

• اليوم 4
  المخاطر والامتثال ومراجعة الحالات

  تحليل حوادث وحالات لمعرفة أين ينجح إدارة السجلات والوثائق وأين يتعثر.

• اليوم 5
  الدمج والتخطيط

  نقاش ختامي وخطة عمل وتقييم نهائي.

المواعيد القادمة