برنامج تأسيسي في إدارة السجلات والوثائق

مقدمة عن الدورة

على مدى خمسة أيام مركّزة، تنقل هذه الدورة التأسيسية موضوع إدارة السجلات والوثائق من الإطار النظري إلى واقع العمل في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا. يعمل المشاركون على مواد حالات إقليمية وتمارين منظمة ونقاشات مع الأقران، ويغادرون بأساليب يمكن تطبيقها في يوم عملهم التالي.

الأهداف التدريبية

• 01شرح المبادئ والمصطلحات والمعايير الأساسية لموضوع إدارة السجلات والوثائق بلغة عملية واضحة
• 02اختيار مقاربات مناسبة لـإدارة السجلات والوثائق وتكييفها مع قيود عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا
• 03تشخيص نقاط الضعف في الممارسات الحالية وترتيب أولويات الإجراءات التصحيحية
• 04استخدام أدوات وقوائم تحقق ونماذج عملية تدعم إدارة السجلات والوثائق في العمل اليومي
• 05الخروج بقائمة مرتّبة بالأولويات من التحسينات التي يمكن البدء بها خلال 30 يومًا

ما ستخرج به من الدورة

• خطة تنفيذ لمدة 30-60-90 يومًا لبيئة عملك
• نماذج للتخطيط والمتابعة وإعداد التقارير
• خريطة لأصحاب المصلحة والتواصل

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية والمساعدون الإداريون
• مديرو المكاتب
• منسقو الشؤون الإدارية
• موظفو الاستقبال

المتطلبات المسبقة: لا يُشترط معرفة تخصصية مسبقة.

منهجية التدريب

يبني البرنامج الفهم خطوة بخطوة: جلسات موجزة لتقديم المفاهيم، وعروض توضيحية موجَّهة، وتمارين بسيطة، مع مراجعة يومية حتى لا يفوت المشارك شيء. تُستمد مواد الحالات والأمثلة من عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

البرنامج اليومي (5 أيام)

• اليوم 1
  التمهيد: خريطة موضوع إدارة السجلات والوثائق

  النطاق والمصطلحات والمعايير والتشريعات التي تشكّل إدارة السجلات والوثائق في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

• اليوم 2
  المفاهيم والأساليب الأساسية

  المبادئ والمدونات وأفضل الممارسات التي تعتمد عليها المؤسسات الرائدة في إدارة السجلات والوثائق.

• اليوم 3
  التطبيق في بيئة العمل

  تمارين عملية بأدوات ونماذج خاصة بـإدارة السجلات والوثائق، مبنية على مواقف واقعية في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

• اليوم 4
  الحالات والمخاطر والدروس المستفادة

  دراسات حالة والأخطاء الشائعة وقضايا المخاطر والامتثال المرتبطة بـإدارة السجلات والوثائق.

• اليوم 5
  الدمج والتقييم

  ورشة ختامية وخطة عمل شخصية واختبار معرفة ختامي حول إدارة السجلات والوثائق.

المواعيد القادمة