برنامج تأسيسي في مجال تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات

مقدمة عن الدورة

صُمّمت هذه الدورة التأسيسية للعاملين في مجال الإدارة والسكرتارية، وتبني خلال خمسة أيام تمكّنًا عمليًا من تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات. تجمع كل جلسة بين مفهوم واضح وتمرين من بيئة العمل، ليتحوّل التعلّم إلى قدرة لا إلى مجرد ملاحظات.

الأهداف التدريبية

• 01وصف كيفية تعريف تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات وضبطه وقياسه في الممارسات الدولية
• 02معالجة مواقف نموذجية في عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا باستخدام تقنيات تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات المنظّمة
• 03التعرّف على المخاطر والأخطاء وحالات عدم المطابقة الشائعة المرتبطة بـتدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات وطرق الوقاية منها
• 04اختيار المؤشرات والسجلات المناسبة لمتابعة تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات عبر الزمن
• 05ترجمة مخرجات الدورة إلى خطة واقعية يُتفق عليها مع المدير المباشر

ما ستخرج به من الدورة

• خريطة لأصحاب المصلحة والتواصل
• أطر لاتخاذ القرار وأدلة نقاش لفريقك
• خطة عمل للتطوير الشخصي

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية والمساعدون الإداريون
• مديرو المكاتب
• منسقو الشؤون الإدارية
• موظفو الاستقبال

المتطلبات المسبقة: لا يُشترط معرفة تخصصية مسبقة.

منهجية التدريب

تُضبط وتيرة الجلسات لتناسب المبتدئين — شروح بلغة مبسطة، وأمثلة محلولة، وممارسة في مجموعات صغيرة — مع وقت يومي للأسئلة. تُستمد مواد الحالات والأمثلة من عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

البرنامج اليومي (5 أيام)

• اليوم 1
  الأسس والسياق

  المصطلحات والأدوار والخلفية التنظيمية لـتدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات مع أمثلة من عمليات المكاتب والتوثيق ودعم الإدارة العليا.

• اليوم 2
  الأساليب والمعايير بعمق

  نظرة تفصيلية على الأطر والمدونات وأساليب اتخاذ القرار المستخدمة في تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات.

• اليوم 3
  يوم الورشة التطبيقية

  تمارين جماعية ومحاكاة تضع تقنيات تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات موضع التنفيذ.

• اليوم 4
  يوم دراسات الحالة

  حالات واقعية وتحليل للإخفاقات وخيارات للتحسين تتعلق بـتدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات.

• اليوم 5
  خطة العمل والتقييم

  مراجعة وخطط عمل فردية واختبار قصير للتأكد من الجاهزية لتطبيق تدوين المحاضر وإدارة الاجتماعات.

المواعيد القادمة